Do dnia wejścia w życie rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania i udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), przedsiębiorcy byli zmuszeni drukować faktury. Następnie w takiej formie przesyłali je za pośrednictwem poczty lub kuriera. Należało przypuszczać, że nowe rozwiązanie legislacyjne szybko zdobędzie uznanie przedsiębiorców. Wbrew pozorom jednak przesyłanie faktur w formie elektronicznej nie jest tak popularne, jak mogłoby się wydawać.
Obecnie za pomocą e-faktur rozlicza się zaledwie 3-7% firm. Są to zazwyczaj duże przedsiębiorstwa z branży finansowej, ubezpieczeń czy telekomunikacji.
Regulacje prawne obowiązujące do końca roku
Obowiązujące na chwilę obecną rozporządzenie Ministra Finansów określa skutki prawne takich faktur. Okazuje się, że są one identyczne, jak w przypadku tradycyjnych faktur w wersji papierowej. Dla przedsiębiorców oznacza to, że przechowuje się je tak samo długo, jak te w formie papierowej. Dodatkowo plik elektroniczny zawierający e-fakturę musi, podobnie jak w przypadku papierowych faktur, zostać udostępniony na żądanie urzędu skarbowego.
Czym zatem jest e-faktura i jakich formalności należy dopełnić, aby móc ją stosować?
E-faktura (inaczej faktura elektroniczna) to dokument elektroniczny, który w myśl przepisów rozporządzenia zrównuje się prawnie z tradycyjną fakturą w wersji papierowej.
Jakich zatem formalności należy dopełnić, aby móc ją stosować w przedsiębiorstwie?
Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem uprzedniego wyrażenia zgody przez odbiorcę faktury. Zgoda taka może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej. Istotne jest to, że wystawiać je możemy już następnego dnia od otrzymania takiej akceptacji. Należy jednak pamiętać, iż w przypadku cofnięcia wcześniejszej akceptacji przez odbiorcę przedsiębiorca traci prawo do wystawiania faktur elektronicznych.
Dodatkowym wymogiem nałożonym na e-faktury przez Ministerstwo jest zagwarantowanie autentyczności pochodzenia i integralności ich treści. Odbywa się to poprzez:
1) bezpieczny podpis elektroniczny w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub
2) wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli umowa pomiędzy jej stronami dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.
W przypadku zastosowania wymiany danych elektronicznych (EDI) przedsiębiorca zobowiązany jest do przesłania odbiorcy dokumentu w formie papierowej, podsumowującego wszystkie przesłane w formie elektronicznej faktury za dany miesiąc w terminie do 15 dnia następnego miesiąca. Dotyczy to przypadku, w którym podmiot w danym miesiącu wystawił określonemu odbiorcy co najmniej dwie faktury.
Akceptacja i przechowywanie e-faktur
Rozporządzenie nie określa konkretnych wymogów co do formy wyrażenia zgody przez odbiorcę faktury. Wskazuje się jedynie, że może ona być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej. Przypomnijmy, że zachowuje ona swoją ważność do momentu jej cofnięcia.
Przedsiębiorcy zarówno wystawiający, jak i otrzymujący e-faktury, zobowiązani są do ich przechowywania na terytorium kraju w taki sposób, aby:
- na żądanie organów podatkowych lub kontroli podatkowej móc umożliwić do nich natychmiastowy, pełny oraz ciągły dostęp drogą elektroniczną;
- przechowywane były w formacie, w którym zostały przesłane;
- przechowywane były w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność, przez cały okres ich przechowywania.
Rozporządzenie daje podatnikowi również możliwość przechowywania przesłanych w formie elektronicznej faktur, które wystawił lub otrzymał na terytorium państwa Unii Europejskiej innym niż jego własny kraj. Jest to jednak możliwe pod pewnymi warunkami:
1) uprzedniego poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego w odniesieniu do podatnika tego podatku o miejscu ich przechowywania oraz
2) poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego w odniesieniu do podatnika tego podatku o zmianach dotyczących miejsca przechowywania faktur w formie elektronicznej niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 3 dni od zaistnienia zmiany.
Czy przedsiębiorcy mogą przechowywać faktury papierowe w formie elektronicznej?
Niestety w tej kwestii przedsiębiorcy mogą napotkać dużą rozbieżność opinii. Mimo że NSA uznał, iż podatnik, który otrzymuje faktury papierowe, może wybrać sposób ich przechowywania w wersji drukowanej czy elektronicznej, to jednak niektóre organy podatkowe uznają, że nie ma możliwości wystawienia faktury w formie papierowej, a następnie przechowywania jej kopii w formie elektronicznej.
Zmiany od 2011 roku
Od 2011 roku zacznie obowiązywać nowe rozporządzenie Ministra Finansów dotyczące przesyłania faktur w formie elektronicznej. Dzięki proponowanym zmianom być może elektroniczna faktura wreszcie będzie realną alternatywą dla jej papierowej wersji.
Nadal obowiązywać będzie konieczność otrzymania akceptacji przez odbiorcę zanim rozpocznie się przesyłanie e-faktury. Jednak dzięki nowym przepisom nie będzie już obligatoryjnego obowiązku stosowania dotychczasowych technologii przesyłania elektronicznych faktur. Pojawi się również możliwość wyboru formatu elektronicznego, w jakim faktura może być przesyłana.
Nie będzie już także wymogu stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego. Na podstawie nowego rozporządzenia faktury mogą być przesyłane w wersji elektronicznej, jeśli zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia i integralność jej treści. Rozporządzenie definiuje autentyczność pochodzenia jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści zostanie zachowana, jeśli pewne jest, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Oba te warunki spełniają pliki w formacie PDF.
Faktury w wersji elektronicznej według przepisów muszą być przechowywane w dowolny sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury przechowuje się w taki sposób, aby zapewnić łatwe odszukanie i bezzwłoczny dostęp do faktur będących przedmiotem kontroli. Rozporządzenie reguluje również sprawę przechowywania faktur poza terytorium Rzeczypospolitej. Mogą być one przechowywane na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju pod warunkiem zagwarantowania dla celów kontrolnych pełnego dostępu on-line do tych faktur.
Joanna Świtała – jest główną księgową w spółce donewell sp. z o.o. – dobrze zrobiona księgowość.
